6 tips til at ødelægge konferencen

Du, som er mødeplanlægger, ved, at en god konference kræver omhyggelig planlægning.
Du har sikkert også oplevet en god andel af bommerter, fejl og mislykkede events, så måske kender du allerede de seks mest fatale fejl, du skal begå for at mislykkes fuldstændig. Ikke desto mindre, så kommer her opskriften på ikke at opnå nogen som helst værdi af en dag, som i øvrigt har kostet en masse tid og penge at planlægge.

Gæsteskribent: Mette Ullersted, Facilitator og Indehaver af PlayMakers

Sådan begår du netop de 6 fatale fejl, som gør konferencen totalt værdiløs

Klar? Sæt i gang!
For at mislykkes totalt, skal du være helt sikker på at gøre disse 6 ting:

1. PLASTRE DAGEN TIL I OPLÆG
Du er allerede godt på vej til at undgå at deltagerne får noget ud af dagen, hvis du planlægger med så mange talere, du kan, så dagen er fyldt op til randen med det ene oplæg efter det andet. Sig ja til alle, der gerne vil sige noget. Og lad dem tale i minimum 45 minutter – meget gerne mere – uden afbrydelser.

Så reducerer du nemlig deltagerne til passive tilskuere, hvilket gør det mere sandsynligt, at de aldrig får brugt nogle af konferencens input i deres hverdag. Deltagerne vil måske nok blive kortvarigt inspirerede, men når de ikke får nogen mulighed for:

• tænketid, hvor de kan koble oplæggede til deres
  egen praksis
• selv at sætte ord på, hvordan det de hører kan
  bruges i deres arbejde
• at sortere i alle inputtene ved at snakke med andre
  om det og fremhæve og genfortælle det der er mest
  relevant for dem

…ja, så er du rigtig langt med at spolere en ellers potentielt udbytterig dag.

Faktisk siges det, at omkring 70 % ny viden glemmes, hvis man ikke arbejder med det. Perfekt! Ingen af medarbejderne får for alvor ejerskab over de nye strategier, ideer eller initiativer, og seminaret kan hurtigt glide over i glemslen.

2. STIL IKKE KRAV TIL FOREDRAGSHOLDERE
Kræv for alt i verden ikke noget af talerne, ved fx at forlange, at de målretter deres oplæg til jeres organisation eller konkrete situation.

Tværtimod skal du, hvis du virkelig vil være sikker på at mislykkes, lade opdragsholderne slippe afsted med deres helt generelle oplæg: Du ved, de oplæg, der kun lige får skiftet forside i power-pointen til dagens anledning.

Gør det bare så nemt for talerne som muligt. Lad dem genbruge, så de slipper for at researche på og forholde sig til netop jeres organisation og branche.

De er VIP’er, og dem kan man ikke tillade sig at stille krav til.

Og endnu bedre: Hvis du fornemmer, at oplægsholderne har lidt for mange pointer; lidt for mange, lange ord og alt, alt for mange – gerne teksttunge – slides, så bland dig under ingen omstændigheder i deres indhold, men tilskynd dem tværtimod til at øse af deres viden, ved blot at sige, at du glæder til dig at høre alt det, de har at fortælle.

3. DEN ENESTE FORM FOR INVOLVERING ER SPØRGSMÅL
Vil du have et 100 % forudsigeligt udfald af din konference, så sørg for at afrunde dagens utallige oplæg med ustrukturerede spørgerunder.

Spørgsmål i plenum er godt, fordi det er lige så passivt som oplæg: 99 % af deltagerne lytter, kun to taler.
Desuden kan du – med lidt omtanke – sikre dig, at de spørgsmål, der fylder spørgetiden, er enten 1) helt specifikke problemstillinger, hvor kun spørgeren eller meget få andre kan få gavn af svaret, eller 2) kommentarer fra folk, der godt kan lide at høre sig selv snakke og måske synes, at de selv lige så godt kunne have holdt oplægget.

Ved at lave ustrukturerede spørgerunder giver du dem en perfekt mulighed for at promovere sig selv og vise deres talenter frem for egen vindings skyld.

Hvis skal du være sikker på, at folk får minimalt ud af spørgetiden, så lad være med at forberede sessionen. Undgå at ’prikke’ folk, som du ved, kunne risikere at komme med interessante og kvalificerede spørgsmål, som interesserer andre end dem selv. Giv alene ordet til dem, der vifter kraftigst med armen.

4. LADE FOLK SYGNE HEN, FØR I GÅR I GANG
Du ved det! Der er ikke noget så dræbende som lange introer. Dræb publikum, før I overhovedet går i gang. Du gør det sådan her:

• Lad så mange forskellige mennesker som muligt
  byde velkommen.
• Tilgodese talerne og deres behov for at sige en hel
  masse fremfor at tilgodese publikums behov.
• Hvis der er flere forskellige afsendere og initivtagere
  bag konferencen er du ekstra heldig: Lad en repræsentant
  for hver organisation byde velkommen.
• Er det en leder, der skal byde velkommen, så lad endelig
  ham eller hende holde et langt monotont indlæg om den
  nye strategi, de nyeste tendenser, organisationens udvikling
  de sidste par år. Uden nogen former for interaktion.

5. LADE FOLK LIDE FROKOSTDØDEN
En kæmpe buffet med overload af mad inviterer folk til at gå ’all in’ på overspisning. Perfekt! Ingen kan arbejde de efterfølgende timer, fordi al energi bruges til at fordøje de store mængder mad, der er røget indenbords. Og endnu bedre er det, hvis du til morgenmad kun serverer et kedeligt rundstykke, så kan du være sikker på, de nok skal tage for sig, når klokken slår til frokost.

Sørg for alt i verden for IKKE at servere små lette retter i løbet af hele dagen, så deres blodsukkerniveau vil være rimeligt konstant. Store udsving i blodsukker, voldsom sult og voldsom mæthed, er vejen frem mod et 0%-udbytte af konferencen.

6.INDRETNINGEN DRÆBER NETVÆRKERI
Der er intet så vækstfremmende som netværk. Så undgå det!

Pauser kan føre til nye bekendtskaber, så reducer pauserne og sørg i det mindste for, at deltagerne vender tilbage til den samme stol og de samme sidemakkere hele dagen.

Jo flere forskellige steder, de sidder i løbet af en dag, jo større er risikoen for, at de kommer til at tale med nye, spændende mennesker.

Planlæg derfor så få stole-skift som muligt. Du kan sikkert ikke helt undgå pauser, men hvis du lader
være med aktivt at understøtte netværksdannelsen, så opstår nye bekendtskaber og inspiration meget sjældent. Gør dette:

• Lad folk spise frokost ved mindre borde med ’free seating’. Så vil de naturligt sætte sig ved dem,
  de kender i forvejen. Mennesket er af natur tryghedssøgene og selv de mest ekstroverte vil søge hen til den velkendte flok.
• Undgå en stor buffet, hvor de kommer til at tale med hinanden i buffetkøen. Lav tallerken servering i stedet, så alle er bænket ved bordet under hele frokosten.
• Undgå ståborde til kaffepauserne. Det fremmer en uformel snak med nye mennesker.
• Lad især være med facilitere netværkeriet i pausen ved f.eks. at skrive oplysninger på navneskiltet, som kan få deltagerne til at spørge ind til hinanden. Eller ved at lægge genstande eller spørgsmål på bordene, som kan sætte gang i erfaringsudveksling. Gør ingenting, og lad det være helt op til den enkelte at finde på noget passende at starte en samtale på. Det har de færreste energi til, og folk vil i stedet kigge ned i deres telefon eller tale med velkendte kollegaer.
  

Med lidt snilde kan du på den måde helt undgå, at de taler med nye mennesker eller udveksler erfaringer og viden på konferencen, men alene taler med dem, de ser til hverdag eller kender i forvejen.

MEN…
Er du ikke så meget til at kaste dine penge, ressourcer og medarbejdernes tid ud ad vinduet, så brug hellere de seks fejl som en tjekliste: Tænk over, hvordan du skal facilitere konferencen – og dens pauser – så den skaber reel værdi for deltagerne også efter konferencen.

Du kan derefter booke det helt rigtige sted hos Danske Konferencecentre, der har over 100 af landets bedste møde-og konferencecentre – lige her!

Og hvis du mangler hjælp til faciliteringen, så kontakt Playmakers. Du kan fx starte med at bruge vores yndlingsværktøj til at finde ind til det egentlige og vigtigste formål bag konferencen og identificere både den konkrete og den følelsesmæssige leverance.

Tip: ’Formålstrekanten’ er vores absolutte favorit metode til at afstemme forventninger med en topledelse om en kommende event eller proces.
https://playmakers.dk/formaalstrekanten/

Kontaktinfo: Mette Ullersted, 40 55 74 64, mail@playmakers.dk www.playmakers.dk