Prolog: Årets mødeplanlægger 2021

Verdens første møderoman: “Tine og Salgsmødet”

Vejen fra planlægger til mødeguru er drøj, men heldigvis også meget lærerig. Alle i branchen kan få meget ud af at opleve Tines historie.

Vi bringer et nyt kapitel hver uge i de næste måneder – Tines rejse starter lige her:

..Omkring et år efter mødet.

Opskriften på det perfekte møde?
Tag magten, og find enighed om formålet

Tine havde hørt fra kolleger og venner, at det klingede rigtig godt, så det skulle være hendes første slide til foredraget.

Om 20 minutter ville hun stå på scenen foran hundredvis af spændte mødefolk, der var samlet i København for at deltage i den årlige mødemesse.

Årets mødeplanlægger 2021 var noget af en titel at bære. Og hun var den første til at bære den, for den var helt ny, hvilket ikke ligefrem hjalp på nervøsiteten. 

Jeg ved ikke engang, hvordan prisen ser ud, tænkte Tine. 

Hun svingede med armene, sparkede benene frem og tilbage og rystede med kæben. Det virkede. Spejlbilledet var stadig ikke helt selvsikkert at se på, men det så bedre ud end før. 

Der var tid endnu til at øve sig en sidste gang. 

“Det perfekte møde findes. Jo, det gør det skam – men kun hvis du starter med at finde formålet, inden du går i gang med at planlægge. Det er her, alle typisk laver den første og største fejl.”

Hun øvede sig på kunstpausen, imens hun bladrede om til næste cue card.

Du planlægger ikke møde for dig selv.

“Du planlægger på vegne af en anden. Din chef, din kunde eller måske en samarbejdspartner – mødeejeren – og I to skal blive enige om formålet, inden du planlægger noget. Fejlen sker, når vi antager, at vi er enige. Men er I det? Er du sikker? Hvordan bliver du sikker på det?” 

Minder fra hendes første store møde væltede frem. Hvor havde hun måtte starte forfra mange gange, og hvor havde det været unødvendigt. 

Hun rystede på hovedet og hev det næste cue card frem.

Du er ikke nogens stik-i-rend dreng.

“Du er ikke sådan en, man bare lige sender i byen efter nogle tilbud. Du er mødeplanlægger. Og du kan kun gøre dit arbejde ordentligt, hvis du ved, hvad mødet helt konkret skal ændre på. Du skal altså ind og rode lidt med ledelsen, inden du overhovedet kigger på budget og kursussteder.” 

Spejlbilledet blev mere og mere selvsikkert at kigge på. Wow, jeg ligner da næsten en, der har styr på det, tænkte Tine. Men hun beundrede sin nyvundne selvtillid lidt for længe og kom til at tabe tråden, og hun måtte bladre frem og tilbage i sine noter.

Da hun bladrede om til opskriften, stoppede hun op med et stolt smil. Opskriften – foredragets morale kogt sammen til seks korte punkter.

Opskriften på det perfekte møde

• Find formålet, og få det banket fast
• Led efter 3 relevante kursussteder
• Præsenterer dem rigtigt for mødeejeren (træf den rigtige beslutning)
• Planlæg efter formålet – få detaljerne til at spille ind i det
• Styr det ustyrlige – når planen rammer virkeligheden
• Evaluér med alle involverede

Snart faldt Tine i staver foran spejlet. Hun tænkte på mødet og alle sine oplevelser med det – både gode og dårlige – men nok mest de dårlige. Og så fik hun øjenkontakt med sig selv igen. 

Glimtet i blikket var borte. 

Alle huskereglerne og gode råd om mødeplanlægning var svære at fortælle om. Det hele virkede en smule forceret. Kunstigt, måske… 

Nu tog hun en dyb indånding og lod skuldrene sænke sig. Hun kastede et sidste blik på noterne og lagde dem fra sig på et bord. Der lod hun dem ligge.

Da hun kiggede ind i spejlet igen, blev hun mødt af et mystisk blik, der var meget svært at læse. 

“Vi skal tilbage til august sidste år”, begyndte hun. Det her virkede mere komfortabelt. “Jeg var ny assistent i den her Gazelle-virksomhed, Baun, der sælger kaffebønner til caféer og kontorer i hele Skandinavien. Min første opgave var at planlægge et møde for vores sælgere. Det lyder spændende, men – ”

BANK-BANK-BANK! 

Utålmodige slag på døren til VIP-rummet afbrød Tine, og en travl scenekoordinator stak hovedet ind ad døren og sagde: “Du er på om 2 minutter!” 

Tine vendte sig mod spejlet en sidste gang for at afslutte.

“På min første arbejdsdag var jeg allerede ved at sige op!”

Hvad har du lige læst? 

Prologen her er en forsmag på, hvad du kommer til at støde på i løbet af historien. Tine har svært ved at bestemme sig for, om hun skal lave en kæk TED-talkagtig præsentation, eller om hun bare skal fortælle sin historie, som den skete. 

Her på bloggen får du begge dele.

Først får du en bid af historien. Dernæst får du en tekst som denne, hvor vi linker til en kort og præcis artikel med alle pointerne i. Så kan du selv vælge, om du vil have historien, pointen eller hele kagen!

Opskriften på det perfekte møde bygger på den her artikel. Her finder du overblik i din planlægning, så du undgår en masse bøvl undervejs.

Sådan planlægger du et møde fra A-Z

OM FORFATTEREN

Kristoffer Thrane er kommunikationsansvarlig på Sonnerupgaard Gods, og skriver til dagligt deres nyhedsbreve og blog for mødeplanlæggere.

OM EKSPERTEN

Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0 for VisitDanmark.