Er fremtidens møder hybridmøder?

Et spørgsmål mange mødeplanlæggere og konferencecentre stiller sig selv i disse uger. Vi giver dig 4 gode råd til at afholde hybridmøder og et par eksempler på, hvornår hybridmøder er en dårlig ide.

Det globale online forum for mødeplanlæggere EventMB har spurgt deres læsere om de vil afholde hybridmøder i fremtiden – 62% svarer ja.

Hvad er hybridmøder?

Et hybridmøde er betegnelsen for et møde, hvor du kombinerer den del af mødet, der finder sted face-to-face og i realtid med en virtuel komponent. Det vil sige, at du har samlet nogle deltagere i et mødelokale, og samtidig har oplægsholdere og/eller øvrige deltagere med fra en eller flere andre lokationer via et teknisk set-up, der gør, at alle kan se og høre hinanden.

4 råd til at skabe et godt hybridmøde:

1. Gem et digitalt referat

Når du holder et hybridmøde, er det vigtigt at huske, at nogle professionelle systemer til virtuelle møder har en indbygget funktion, der gør det muligt at gemme optagelserne, og at man derfor forholdsvis let kan indsamle en form for referat af mødet og dets resultater.

2. Brug mødelokalet – sid ikke bag jeres pc’er

At det, at deltagerne fysisk har flyttet sig til et mødelokale, også ændrer på deres mind set og omstiller dem til mødesituationen. Det giver større mulighed for, at du har deres fulde opmærksomhed i forholdt til, hvis de hver især sidder ved egen computer og lige kan løse dagens opgaver samtidig med, at de følger mødet (med et halvt øje og øre).

3. Alle skal serviceres på lige fod

Sørg for at stille samme faciliteter og forplejning til rådighed på alle lokationer. Alle deltagere kan se hinanden, så det giver en skævvridning af grupperne, hvis dem i Esbjerg hygger sig med lækre finger foods, farverige cocktails og skønne kager, mens dem i Odense får billige dåsesodavand og småkager ud af plastik-pakken.

4. Inkluder ALLE deltagere – også dem der er med lokalt

Sørg for at inkludere så mange så muligt af dem, der deltager i mødet fra distancen. Det er oftest her, det går galt, og man får dårlig erfaring med hybridmøder og smider håndklædet i ringen.

Hybridmøder er kommet for at blive, så prøv det! Det er ikke nær så uoverskueligt, som det lyder.

Hvornår er et hybridmøde en dårlig idé?

Hybridmøder skal ses som et tilbud eller et supplement til de mange andre møder, vi alle holder i vores hverdag. For eksempel skal afdelingens/firmaets strategidag ikke gøres til et hybridmøde – her er det vigtigt at inkludere alle medarbejdere på lige fod. Det er stadig vigtigt med face-to-face møder, især gruppearbejde fungerer langt bedre i virkeligheden, når vi sidder overfor hinanden.

Vi rådgiver dig gerne om de forskellige muligheder for onlinemøder i forbindelse med et fysisk arrangement – kontakt os her.

Kilde: MEETAFY – original artikel skrevet af Anne Dalgaard, www.eventanne.com