Fasthold fokus på mødet med disse 3 tricks!

26. februar 2019
Ditte Rønne Jakobsen

Møder er vigtige. Lige så vigtigt er det, at mødedeltagerne holder fokus på, hvad mødet drejer sig om. Du gør formentlig alt det rigtige allerede. Alligevel er der en naturlig begrænsning for, hvor længe deltagerne kan holde fokus. Når du ved, hvordan opmærksomheden varierer, kan du planlægge for det og få maksimalt udbytte af den kostbare tid, der er sat af til mødet. Montra Hotels har disse 3 tricks til at fastholde fokus på mødet – se også deres blog her:

1. Motivation og nysgerrighed øger koncentrationen

Når du laver agendaen for mødet, så reflekter et øjeblik over, hvad der vil motivere deltagerne til at holde fokus. Hvilke spørgsmål er det, I i fællesskab ønsker at få svar på under mødet? Hvilken rolle har den enkelte mødedeltager – hvorfor er netop denne person uundværlig på netop dette møde?

Det giver dig afklaring ift. agendaen og hvem der skal indkaldes, så der ikke sidder deltagere, som føler, at de spilder tiden. Men det giver også den enkelte deltager en påskønnelse af deres kompetencer og en anerkendelse af, at deres tid er vigtig. Når medarbejderen indkaldes til et møde, så er det fordi der ikke er noget andet arbejde, der er vigtigere, end det, personen skal lave på det møde. Det må mødedeltageren gerne opleve – og det skaber motivation og nysgerrighed, som øger koncentrationen.

2. Skab adspredelse hvert 15. minut

Blandt undervisere kan mange nikke genkendende til oplevelsen af, at elevernes koncentration begynder at svigte efter 15 min. Det er svært at teste videnskabeligt og de tests, der er lavet, kan ikke dokumentere det. Men det er en god tommelfingerregel at have. Vi er ikke bygget til at holde fuld fokus i flere timer ad gangen. Hjernen skal have luft og variation.

Undervisere og mødeansvarlige, som er opmærksomme på udfordringen, indfører overraskende og engagerende afbræk hvert 15. minut. Det behøver ikke at være noget vildt eller ressourcekrævende. En simpel gerning, som at engagere mødedeltagerne med spørgsmål, eller afvige fra agendaen for et kort øjeblik med en relevant historie eller en passende joke, kan være nok til at skabe den adspredelse, som hjernen higer efter.

3. Hold så korte og klare møder som muligt

Hvis du forventer, at mødet vil tage 50 min., så afsæt 50 min. til det. Der er ingen grund til at runde det op til en time, hvis det kan gøres hurtigere. Det sender et signal om, at du har reflekteret over medarbejderens værdifulde tid og at du har overblik over indhold og struktur.

Når indholdet på mødet mangler klarhed, begynder deltagerne at beundre udsigten. Men selv meget komplekse emner kan forklares simpelt.
a) Hvor meget ved I alle nu?
b) Hvad skal I ende med at vide og forstå?
c) Hvordan kommer I samlet fra a til b på en simpel måde?
d) Hvad skal den nye viden bruges til?

Læs mere om vores partnere Montra Hotel Sabro Kro, Montra Odder Parkhotel og Montra Skaga Hotel. Kontakt os hos Danske Konferencecentre for booking af konferencelokaler.

 
VIL DU KONTAKTES? – DET ER HELT UFORPLIGTENDE & NEMT