Fysiske møder i en tid, hvor vi rådes til fysisk afstand

Næsseslottet har opgraderet deres AV og IT-udstyr med en ”polycom”, så I kan kombinere fysiske og virtuelle møder. De har samlet 24 gode råd til før, under og efter mødet, som vil hjælpe dig sikkert igennem dit næste hybridmøde.

Det er en helt ny verden, som for mange mødeplanlæggere indeholder tvivl og usikkerheder, som skal overvindes. Den største udfordring ved virtuelle eller delvist virtuelle møder og events er, at få de virtuelle deltagere til at føle sig som en del af helheden og at holde engagementet oppe dagen igennem.

Et hybridmøde er en kombination af et fysisk og et virtuelt møde. Som oftest har man et ”traditionelt” møde med oplægsholder og mødedeltagere, og samtidig har andre mødedeltagere mulighed for at deltage virtuelt – enten som gruppe fra en anden lokation eller fra kontoret.

På Næsseslottet er de blevet ”nørdet” og suppleret deres AV og IT-udstyr med en ”polycom”, så I kan kombinere fysiske møder og virtuelle møder. Helt uden ekstra beregning kan du nu holde møde på slottet og samtidig være i Sverige eller Singapore.

Næsseslottet har samlet disse 24 gode råd til før, under og efter mødet vil hjælpe dig sikkert igennem dit næste hybridmøde, og de fleste tips kan med fordel overføres på andre former for møder – virtuelle eller ej.

Se alle 24 gode råd lige her på Næsseslottets hjemmeside.

Vi giver dig et lille uddrag her – Gode råd under mødet:

• Start med en icebreaker!!! (og husk dem igennem dagen)
  For at binde de forskellige deltagere sammen og få de virtuelle til at føle sig som en del af teamet.  Det aktiverer den højre hjernehalvdel og fordrer kreativitet og deltagelse. Skab interaktion ved hjælp af meningsmålinger, sjove konkurrencer og word clouds eller lad alle deltagere fortælle en historie, hvor hver gruppe siger en linje ad gangen. Det skaber en følelse af fællesskab og teamwork.
• Brug de mange virtuelle værktøjer
  Der er masser af gode, virtuelle værktøjer til at gøre mødet mere levende og interessant for de virtuelle deltagere. Man kan for eksempel lave en virtuel opslagstavle, som deltagerne kan sætte noter på, idégenereringsværktøjer, virtuelle whiteboards og andre kreative samarbejdsmetoder og I kan løbende lave meningsmålinger og afstemninger. Altsammen er det med til at involvere de virtuelle deltagere i den fælles proces.
• Husk masser af pauser
  Når man arbejder virtuelt er det afgørende, at der er indlagt masser af korte pauser, break-outs, spørgsmål, opgaver m.m., som kan bringe deltagerne i spil og holde dem engagerede. Lav pauser, hvor der lægges op til “kaffemaskine-snak” i virtuelle chat-rooms.
• Hold dem på tæerne
  Stil små, nemme spørgsmål til en tilfældig deltager, send dem ud i random chatrooms for at diskutere et emne, hav et lille billede på fællesskærmen, som skifter mellem de forskellige lokationer/deltagere og lignende for at holde deltagerne “på tæerne”. Sørg for at moderatoren lader alle komme til orde eller bed et par virtuelle grupper bringe et emne på banen, som de har forberedt og diskutere det i plenum eller i break-out rooms.

Læs alle 24 gode råd lige her og læs mere om Næsseslottet her. Kontakt os hos Danske Konferencecentre for booking og rådgivning om virtuelle og fysiske møder.