Guide: Sådan kickstarter du din mødeplanlægning i 2024
Velkommen til det nye år! Som mødeplanlægger er det vigtigt at starte året på den rigtige måde ved at få et godt overblik over dine firmaarrangementer for 2024. Uanset om det er møder, kurser, konferencer, firmafester, teambuilding eller julefrokoster er det afgørende at komme godt i gang og få et overblik over arrangementer og datoer.
I dette indlæg vil vi guide dig til at komme i gang med din planlægning af locations og hjælpe dig med at skabe et succesfuldt event-år!
- Evaluér tidligere arrangementer
Før du begynder at planlægge for 2024, er det vigtigt at evaluere dine tidligere arrangementer. Identificér, hvad der fungerede godt, og hvad der kunne forbedres. Måske har du allerede lavet noter fra dine events i 2023, og ellers kan det være en hjælp at samle sammen i et ark og opfriske det med kolleger. Du kan for eksempel spørge dine kolleger: ”Hvilket arrangement husker du bedst fra 2023 og hvorfor”? Så får du helt sikkert nogle gode inputs, som du kan bruge konstruktivt til at optimere dine kommende arrangementer.
- Fastlæg datoer
Opret en kalender der dækker hele året. Marker vigtige datoer og begivenheder, som kan påvirke planlægningen. Dette vil hjælpe dig med at undgå overlappende arrangementer og sikre, at du har nok tid til at forberede hvert event. Fastlæg datoer for jeres arrangementer i 2024 – og bestem jer gerne for de helt basale ting som geografisk område, ca. antal deltagere og type af arrangement.
- Definér mødeformål
Sæt klare mål for hvert arrangement og vælg temaer, der er relevante og inspirerende. Ønsker du at styrke samarbejdet, øge produktiviteten eller skabe en festlig stemning? Identificér også eventuelle underliggende budskaber eller værdier, som du gerne vil formidle gennem arrangementerne. Overvej gerne dette inden søgningen efter et venue begynder.
Tænk på:
- Mad
- Aktiviteter
- Indslag
- Lokaler
- Grupperum
- Oplægsholdere
- Opsætning
- Bordopstilling
- Analyser behov og ønsker:
Tag højde for de specifikke behov og ønsker for hvert arrangement. Skal du bruge mødelokaler med bestemte faciliteter? Har du brug for teknisk udstyr eller cateringtjenester? Identificér disse behov tidligt for at kunne tilpasse dine søgninger og finde passende steder og tjenester.
- Start søgningen og kom i gang
Start med de arrangementer som I skal afholde i første kvartal af året. Et godt tip: Særligt juni, september og oktober er travle måneder, som ofte bookes flere år i forvejen. Det er derfor en rigtig god ide at være tidligt ude med venues i netop de måneder. Måske har I selv jeres favoritsteder eller endda en liste over, hvilke steder du må bruge? Eller også er der helt frit slag. Inden du surfer internettet for muligheder kan du overlade det til venue eksperterne hos Danske Konferencecentre, som altid helt gratis hjælper dig med at indsamle de bedste tilbud i landet. Markedet er stort – vi foreslår, du udvælger 3 steder, der passer bedst til mødeformålet, som du kan præsentere for din mødeleder. Ofte er venues også klar på en site inspection, hvis I ønsker at se det, før I beslutter jer endeligt.
God planlægning og held og lykke med dine firmaarrangementer i 2024!
Brug os! Vi gør arbejdet for dig, så du kan bruge tiden på dine kerneopgaver. Du kan både sende chat, mail eller ringe ind til os. Du kan også bare udfylde webformularen her og så kontakter vi dig med det samme.
