Nyhed: Digitalt gennembrud for møder og konferencer i Danmark

Både venues og virksomheder bruger alt for meget kostbar tid på sammenligning og booking af møde- og konferencelokaler, men det vil en ny, digital løsning gøre op med. Danske Konferencecentre med flere end 100 af landets bedste venues for møder og konferencer som partnere lancerer Danmarks første booking-portal for møder og konferencer.

Butikker, banker og rejsebureauer har for længst opdaget, at mange kunder både kan og vil klare sig selv på nettet. Derfor er webshops, netbanker og online-portaler, hvor kunderne både kan handle, sammenligne priser og booke fly og værelser på alle tider af døgnet blevet hverdag.

Spilder tid og penge

”Men møde- og konferenceindustrien halter bagud, og det koster masser af tid. Ikke kun for dem, der skal indhente tilbud, sammenligne priser og booke lokaler på vegne af virksomhederne, men også for de mange venues, der bruger oceaner af tid på forespørgsler via mail og telefon,” siger Marlene H. Sylvester-Hvid, direktør i sammenslutningen Danske Konferencecentre, DKBS, der har flere end 100 partnere blandt landets bedste venues for møder og konferencer i hele landet.

Det kan Kasper Heebøll Harboe godt genkende. Han er direktør på Kokkedal Slot i Hørsholm og Hotel Bretagne i Hornbæk, og han har lavet statistik på tidsforbruget.

”Vi bruger ca. 85 procent af vores tid på de mindste 25 procent af vores møde- og konference-bookinger. Samtidig er hele branchen presset på kompetencer og omsætning. Vi har svært ved at følge med den store efterspørgsel, fordi der er mangel på medarbejdere, og derfor har vi simpelthen ikke råd til at holde en stor bookingafdeling kørende,” siger Kasper Heebøll Harboe.

Mange kunder kan selv

Han tilføjer, at det store tidsforbrug heller ikke kommer kunderne synderligt til gode. De ville i rigtig mange tilfælde kunne klare sig selv og også selv spare masser af tid, hvis de havde muligheden for selv at sammenligne priser og booke mødelokalet online.

”De fleste bookinger er jo helt ukomplicerede og på niveau med at booke en overnatning. Her har der længe været mulighed for online-booking, og i dag er det 1 procent af vores værelser, der bliver booket via telefon,” fortæller Kasper Heebøll Harboe og fortsætter:

”Samtidig kan vi se, at 50-75 procent af de forespørgsler på møder og konferencer, der bliver indsendt via vores request-formular på hjemmesiden, bliver udfyldt efter kl. 16 – altså uden for normal arbejdstid. Det betyder, at kunderne vil klare det her, når det passer dem, og ikke nødvendigvis når vi sidder klar til at svare. Og mange af dem ville sagtens kunne gennemføre bookingen uden hjælp fra os eller andre, f.eks. DKBS,” vurderer Kasper Heebøll Harboe.

Mere selvbetjening og bedre hjælp

Derfor var han også mere end klar til at teste den nye, digitale booking-platform, som Danske Konferencecentre nu er klar til at lancere sammen med flest mulige af sine partnere. Og den fungerer glimrende, lyder meldingen fra Kasper Heebøll Harboe.

På platformen kan mødebookere selv finde både venue og lokaler, sammenligne priser og booke direkte, når og hvor det passer dem. Kunderne slipper for at vente på svar fra de forskellige venues, der til gengæld kan bruge tiden på at servicere de kunder, som faktisk har brug for hjælp.

DKBS’ kollegasammenslutning, Svenska Möten, har allerede lanceret booking-platformen i Sverige, og sammen kan de sammenslutninger potentielt få 250 venues med ombord. Dermed får de også stor indflydelse på videreudviklingen af den i samarbejde med BookVisit, som har skabt platformen.

Men allerede i sin nuværende form kalder Marlene H. Sylvester-Hvid den nye booking-platform for ”et digitalt gennembrud for møde- og konferenceindustrien i Danmark.”

”Vi forventer, at det kan øge omsætningen for både DKBS og vores partnere her i Danmark, fordi vi automatiserer nogle processer, der hidtil har kostet masser af tid og penge. Og både vi og de enkelte venues er jo stadig klar til at hjælpe de kunder, der har brug for det. Det får vi ovenikøbet bedre tid til nu,” vurderer hun.

Marlene H. Sylvester-Hvid forventer også, at det vil styrke DKBS og tiltrække endnu flere partnere til den i forvejen stærke sammenslutning. Den nye online-platform går i luften i løbet af sommeren.

For yderligere oplysninger kontakt gerne

Direktør Kasper Heebøll Harboe på telefon 4050 4353 og direktør Marlene H. Sylvester-Hvid på telefon 2677 1832.

Fakta om Danske Konferencecentre

Danske Konferencecentre blev stiftet i 1990 med det primære formål at formidle kontakt mellem kunder, der ønsker at afholde møder, konferencer og andre større arrangementer, og foreningens partnere. Danske Konferencecentre yder gratis, hurtig og uforpligtende rådgivning og bookingservice. Desuden tilbyder Danske Konferencecentre kurser, messer møder og andre arrangementer, der styrker videndeling og netværk mellem partnerne og deres kunder. 

Læs mere om Danske Konferencecentre på www.dkbs.dk