Sådan planlægger du et seminar fra A-Z: Kan du genkende rækkefølgen?

Seminarer, kurser, konferencer, kickoff, sommerfest, julefrokost – alle de store møder ud af huset har noget til fælles – processen. Men hvordan ser den ud? Hvilke punkter er der? Og hvad er rækkefølgen? Her får du overblik over hele planlægningsprocessen, så du kan gå selvsikkert til opgaven med ro i maven. Brug den, inden du går i gang med at planlægge.

Kristoffer Thrane fra Sonnerupgaard Gods har i samarbejde med konsulent i mødebranchen Steen Møller skitseret processen med at planlægge møder.

De har defineret disse 6 punkter:

1. Du får opgaven

Din chef stikker dig opgaven. Eller din kollega. Eller måske en kunde? Nu er du mødeplanlægger. Og chefen, kunden eller kollegaen bliver til ”mødeejer” – den person, du skal arrangere mødet på vegne af.

Der er allerede en del idéer på tegnebrættet, som følger med opgaven: I skal sidde i hestesko, der må gerne være lidt croissanter til morgenmaden, og så skal der være et indslag med poweryoga for at løfte energien.

Dem vil du gerne vide lidt mere om, og du har en del spørgsmål:

Mødeformål

• Hvorfor skal I holde møde?
• Hvordan passer det ind i virksomhedens strategi?
• Hvilken ROI forventer I af mødet?
• Hvordan vil I opnå den?
• Hvilken adfærd ønsker I, deltagerne skal have efter mødet?
• Hvad er vigtigst for mødet?
• Hvad skal det gøre?
• Hvilket udbytte skal det give?
• Hvem skal deltage?
• Hvad ved I om deltagerne?
• Hvilken slags personer er de? (Du kan fx bruge DiSC-profiler)
• Hvornår er mødet en succes?
• Er det nødvendigvis bestemt af hestesko, croissanter og poweryoga?

Når I er blevet enige om udbyttet, så begynder du at undersøge, hvordan du vil designe mødet – og du starter med kursuscenteret.

2. Du afsøger markedet

Du eller mødeejeren har erfaringer med nogle forskellige steder. Måske er der endda en liste over, hvilke steder du må bruge. Eller også er der helt frit slag.

Du surfer nettet for muligheder. Her er det vi hos Danske Konferencecentre kan spare dig tid og hjælpe med at give et hurtigt og overskueligt overblik over mulighederne – du får mindst 3 tilbud på under 2 timer helt gratis og uforpligtende. Kontakt os her.

Du kigger på, hvilket udbytte de hver især kan give dig: Maden, aktiviteterne, indslagene, lokalerne, grupperummene, oplægsholderne, opsætning, bordopstilling, bæredygtighed, design, – alt det der. Du overvejer også, om der er noget relevant lokalhistorie ved kursusstedet, som kan hænge sammen med dit mødeformål.

3. Du præsenterer dine forslag

Du forbereder en skarp, struktureret og spiselig præsentation, hvor du viser mødeejeren, hvad du har fundet frem til.

Det første indhold i din præsentation er at genopridse din opgave – navnlig hvad mødeformålet var, hvordan det passer ind i virksomhedens strategi, og hvilken adfærd det skal skabe.

I har allerede forventningsafstemt om mødeformål og udbytte fra starten af, så alt burde være OK.

Pas på! Hvis formålet af en mærkelig grund ikke er det samme, som I tydeligt aftalte, inden du gav dig til at afsøge markedet, så bliver I nødt til at starte helt forfra med at definere mødeformål og udbytte, og du skal ud og afsøge markedet igen

Efter din præsentation snakker I om dine 3 forslag. I vender fordelene og ulemperne ved dem – men I holder hele tiden fokus på udbyttet.

I holder en arbejdsdags pause fra opgaven, før I beslutter jer for, hvad I vælger.

4. Du forbereder mødet

Nu begynder rugbrødsarbejdet. Der er meget at holde styr på, så du laver en tjekliste fra dags dato til mødedagen og til evalueringen – alt sammen i prioriteret rækkefølge og med plads til initialer ved siden af hvert punkt. Så kan du holde styr på punkterne med ro i maven.

Du koordinerer med kursuscenteret om dato, mad, overnatning og transport. Du booker oplægsholdere, aktiviteter og andre indslag.

Du skriver en skarp invitation til alle deltagerne og koordinerer tilmeldingerne.

Du tænker en ekstra gang over, hvem der skal med til mødet, og hvordan du får leveret det møde, du planlægger. Du tænker over rigtig mange ting.

• Hvordan du bedst får opmærksomhed på dagen, når du skal byde velkommen og give informationer
• Hvordan hver workshop skal fungere
• Hvilke overraskelser, der kunne passe ind
• Hvordan du kan få deres energi op, når den er ved at dale
• Hvilke afbræk, du skal bruge, og hvor de passer bedst ind i mødet
• Hvordan alle kan komme til orde
• Hvordan alle kan få en chance for at blive set og hørt
• Hvordan du skal håndtere uventede ting og pludselige ændringer i planen
• Hvordan du slutter mødet af
• Og hvordan du følger op på det, når I vender tilbage til dagligdagen

5. Du afholder mødet

Så går det løs! Du har forberedt og planlagt til mindste detalje, men der er altid nogle ting, der ikke går efter planen.

Du prøver at finde ro og undgå stress. Det er svært, for det er et stressende erhverv at planlægge store møder. Heldigvis kan du koordinere pludselige ændringer med én person fra kursusstedet på dagen, så du undgår miskommunikation.

Når energien er ved at falde, er du klar med et hurtigt og nemt indslag. Sådan en hokus-pokus-mødet-i-fokus-indslag. For eksempel en energizer.

Inden alle går hjem, får du en smule feedback med fra deltagerne, som du bruger senere, når du evaluerer mødet. Du reflekterer også selv over mødet.

6. Du evaluerer mødet

Du evaluerer internt med deltagerne. Hvad gik godt? Hvad skal I forbedre? Hvad skal I fastholde?

Du evaluerer med kursuscenteret. Og til sidst evaluerer du med mødeejeren, om I opnåede det, I ville.

Dette var en forkortet version af den oprindelige artikel, du kan læse hele indlægget på kursusbloggen på Sonnerupgaard Gods hjemmeside her.